Office Assistent*in (Mensch) in Teilzeit

Wir sind ein international tätiges, sehr erfolgreiches Software- und Beratungshaus und führend in der Entwicklung von Standardlösungen für das Produktionsmanagement in Industrieunternehmen. Unser Fokus liegt dabei auf den Prozessbereichen Planung, Produktion und Werkslogistik. Gegründet unter dem Dach der Berliner PSI SE sind wir heute als weltweite Nr. 1 in unserem Markt mit Standorten in Europa, Nord- und Südamerika sowie Asien vertreten. Über 350 Mitarbeiter*innen tragen täglich dazu bei, die Effizienz und Nachhaltigkeit unserer Kunden zu verbessern. Als Office Assistentinnen Team arbeiten wir an drei Standorten in Deutschland. Mit viel Engagement und Spaß an unserem Job garantieren wir reibungslose Abläufe in unseren Standorten und sorgen für das Wohl der Kolleg*innen, Kunden und Partner in unserem Büro vor Ort. Da wir kontinuierlich wachsen, suchen wir Dich als Organisationstalent zur Verstärkung unserer rund 70 Kolleg*innen am Standort Düsseldorf als Office Assistent*in (Mensch) in Teilzeit Deine Aufgaben Das Office Management liegt in Deinen Händen. Im Tandem mit unserer Office Managerin in Teilzeit organisierst Du dauerhaft funktionierende Routinen für einen reibungslosen Ablauf im BüroDu bist unsere Visitenkarte und stehst in direktem Kontakt mit unseren Kunden, Partnern und Bewerbern vor Ort. Daher ist es wichtig, dass Du diese persönlich und freundlich im Büro empfangen kannstDu unterstützt bei der vor Ort Planung und Organisation von Kunden- und Teammeetings, größeren Konferenzen und Events und kümmerst Dich um die technische und räumliche AusstattungIn Vertretung für andere Standorte organisierst Du Geschäftsreisen und sorgst dafür, dass diese zeitlich und streckenmäßig optimal geplant werden. Dazu gehören die entsprechenden Bahn-, Flug- und Mietwagenbuchungen sowie Hotel- und RestaurantreservierungenDu pflegst den Kontakt zu Lieferanten, Dienstleistern und Gebäudedienstleistern, um die Versorgung und den reibungslosen Ablauf im Office sicherzustellenDu hast Spaß am Umgang mit Zahlen und bist eine wichtige Schnittstelle zwischen den Kolleginnen und Kollegen und unserem Human Resources sowie Accounting Team. Du unterstützt mit Auswertungen und Analysen bei der vorbereitenden Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie der vorbereitenden BuchhaltungDu bearbeitest souverän den Posteingang und -Ausgang hast schnell einen Überblick über die Wichtigkeit und Dringlichkeit der operativen Vorgänge und ZuständigkeitenDu bist Teil des Onboarding-Teams und sorgst dafür, dass neu eingestellte Teammitglieder vom ersten Tag an über ihre technische Ausstattung wie Laptop, Handy, Schreibtisch, Schlüssel und die notwendigen Zugänge verfügen und herzlich willkommen geheißen werden. Voraussetzungen Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, gerne mit Bezug zum Personal-, Finanz- und RechnungswesenDu bist kunden- und serviceorientiert und verfügst über mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Office Management und/oder Assistenz, vorzugsweise in einem dynamischen, internationalen UmfeldDu bist fit in Englisch und in Deutsch und beherrschst die Sprache sehr gut in Wort und SchriftAls Organisationstalent sind Prozessorientierung und offene Kommunikation genau dein DingDu bist ein echtes Teammitglied und dein Arbeitsstil ist geprägt von Selbstständigkeit, Sorgfalt und Flexibilität. Du behältst die Nerven, auch wenn es mal stressig wird. Unser Angebot Starkes Unternehmen mit hervorragender MarktpositionSehr kollegiales, kooperatives und sympathisches TeamWir sind international und vielfältigOffene Gesprächskultur und Offenheit in einem zunehmend agilen UmfeldModerne undeinladende Büroräume· Bis zu 33 Urlaubstage in Vollzeit und Weiterbildung. Die Wochenarbeitszeit für diese Position liegt bei 25 Stunden und kann flexibel von ca. 12:00 bis 17:00 Uhr, mit Präsenz vor Ort, erbracht werden. Bei privaten Angelegenheiten und in Absprache mit der aktuellen Büroleitung ist es auch möglich, gelegentlich von zu Hause aus zu arbeiten. Wenn Dich diese Herausforderung anspricht und Du Dich als Teamplayer und Organisationstalent in einem dynamischen Umfeld siehst, freuen wir uns auf Deine Bewerbung!